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办公室注意事项

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  展开全部您问的是办公室工作注意事项,还是个人注意事项,如果是工作注意事项,大体上应该注意这些:

  办公室是一个单位的综合管理部门,是领导的参谋助手,综合承接上级部门指示和各下级各单位的请示、报告,综合协调处理行政事务,督查领导决策和各项政策的贯彻落实以及重要工作的完成;办公室是一个单位运转的中枢,是领导和各职能部门的中介,在各单位中处于中心地位,既是各职能部门协调联系的纽带,又是政策指令和各种信息的交汇点和集散地;办公室是单位的窗口和总进出口,负责本单位与政府、行业管理部及其它有关部门和兄弟单位的联系应对,接待上级的视察和兄弟单位的参观访问,接收处理上级部门和兄弟单位的来文来函,处理各种公务往来,接待群众来访等等。总之,办公室沟通上下,•☆■▲协调左右,联系各方,照应内外,其运行状况直接影响着单位整体工作的水平和效率。

  办公室的日常工作很繁杂,只有紧紧围绕提高工作效率和服务质量,才能在现有人力资源和办公条件下,实现效益的最大化,从而最大限度地实现我们“三服务”的工作宗旨,由于时间关系,我们就办公室协调工作、完成领导交办任务、接待工作应掌握的一些原则和注意事项及请示审批程序进行讲解,以资大家参考。

  从办公室工作人员的角度理解,协调就是办公室工作人员协助领导,在其职责范围内或在领导的授权下,调整和改善人际之间、部门之间、工作之间的关系,促使各种矛盾缩小或消除,促使各项活动趋向同步化与和谐化,以实现共同目标的过程。▪️•★

  1、办公室的位置,通常处于各种利害矛盾和政策矛盾关系的交汇点。在一个单位内外之间,如果发生了需要协调的问题,一般都得找这些单位的领导出面解决,那么办公室就须将有关问题的信息,包括问题产生的原因、背景,解决问题的方针、办法,进行协调的方法、步骤等,收集起来,综合研究,反映给领导参考采纳。

  2、办公室的参谋、助手作用和“不管部”性质,决定了领导人需要做协调工作时,首先会找办公室或办公室工作人员人员协助进行,有时甚至会授权办公室工作人员出面主持或参与协调的大部分过程。由于办公室一般不管理具体的专业业务,而又全面掌握各方面的情况信息,◆◁•是一个综合部门,比较超脱,它代表的是领导整体的利益而不是某个局部的利益,也就自然成为最适合协助领导做好综合协调的部门。

  3、办公室本身所作的各项工作中,也包含了大量需要协调而后才能完成的事情。诸如办事、办文、办会,都可能遇到各部门认识与步调的不一致,利害与矛盾的干扰等,★-●△▪️▲□△▽尤其在企业深化改革,积极参与市场竞争的程中,既需要一个安定团结的社会环境,需要通过大量的协调工作去正确处理各种矛盾,又需要认真听取和采纳下级与群众的意见和建议,才能正确决策,推动企业的发展。

  1、办公室工作人员协调是经领导授权、在办公室的职责范围内进行的。因此,必须了解研究领导协调的全局性、层次性、科学性、权威性、超前性等特点,努力做到一要从全局出发,尽可能站在领导的全局高度考虑问题;二要按本层次的职权范围办事;三要讲究协调的科学性,认真细致地做好协调前期的各项准备工作,如调查研究,讲究方式,选择最佳时机等;四要在协调中注意维护领导的威信,特别是注意依法协调、公正协调和讲究协调艺术,完善协调事项的贯彻执行和督促检查手段,使协调事项得以兑现;五要加强预见性,超前、及时协调,减少“马后炮”,从被动中力争主动。

  2、办公室工作人员协调既然是辅助领导协调,在大问题上应严格按领导所定的目标要求进行,加强请示报告,遵守办公室工作人员纪律,不擅自作主,不掺杂私心杂念处理问题。在涉及重要的方针政策性问题的协调中,应由领导亲自出面的,办公室工作人员要做好信息综合、沟通联系、事务准备和有关文字工作等,并对领导考虑不周的事情及时“参谋提醒”。对于在自己职责范围内的事务协调中,则应积极主动,大胆负责,为领导分忧解难,使领导能把精力解放出来去抓大事。

  3、由于领导工作的全面性,而协调又贯穿于一切工作之中,办公室工作人员要想辅助领导把什么问题都协调好,实际上是不可能的。因此,必须明确重点,并充分依靠和调动其他部门的智慧与力量,共同做好协调工作。一些有专门机构负责的问题,诸如生产经营的协调、组织人事的协调、财务预算的协调等,则应当主要是协调领导,调动有关部门的积极性,提出方案,适当配合。★◇▽▼•办公室的力量有限,不可能事事都管,不要事事包揽。

  4、办公室工作人员协调要讲究方法和艺术。不同的问题、对象、时间、场合,▲★-●有不同的协调方法,不可能一个模式。协调艺术;是多学科知识与经验的综合运用,它同协调者的理论、政治、文化修养都有关系,需要通过学习与实践去培养。

  领导交办工作任务,大体都有“三要素”:一是内容--办什么事;二是时限--什么时间完成;三是要求--工作质量、注意事项等等。办公室工作人员人员在接受领导交办任务时,一定要把“三要素”搞清楚,△为把事情办好创造前提条件。

  办事的目的是为了获得好的结果,排除或缩小坏的结果,因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性,比较地说,一是利,一是弊。优化办事成果,要进行三个方面的比较,这就是“利利相交取于大,利弊相交取于利,弊弊相交取于小”。

  (2)交叉办事--同时接受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务,需要在同一时间或交叉时间内完成;

  同时办两件或两件以上的事情要注意分清事情的轻重缓急,主次先后,抓住重点和要点。

  办公室工作人员完成领导交办工作之后,要进行工作效率自我检验。一是工作质量是不是达到了领导要求的限制条件,有没有潜在的问题和漏洞;二是工作速度,有没有超过工作时限,有没有浪费拖延时间的情形;三是办事过程中,对企业、职工有没有产生不良影响。

  工作任务全部结束,或告一段落,应向交办任务的领导复命,汇报完成任务的效果、时间,讲明存在和可能出现的问题,以及对后续工作的看法等。复命时要注意三点:一是不失真。对完成任务情况要一是一,二是二,不扩大,不缩小,不隐匿问题和缺点。二是不吹嘘。不借机自我夸耀,不喋喋不休地表功、诉苦。三是不邀利。不要因为完成了领导交办工作而向领导提出不合理的利益要求。

  接待工作就是接待前来履行公务的人员的工作,▼▼▽●▽●搞好接待工作对提高企业知名度有很大的帮助,也是企业搞好公共关系的重要手段。

  1、有利于增进单位之间和人际之间的了解,增强社会的广泛联系,进而促进企业发展。

  1、诚恳热情。诚恳热情是接待工作的起点和要点,热情友好的言谈举止,会使来访者产生一种温暖、愉快的感觉。因此,对于来访者,不管是上级单位来的,还是下级单位来的,也不管其身份、职位、资历如何,都应平等相待,▲●诚恳热情,不卑不亢,落落大方。

  2、讲究礼仪。接待活动作为一项典型的社会交际活动,务必以礼待人,◇▲=○▼=△▲体现办公室工作人员人员较高的礼貌素质养。讲究礼仪所包排括:在仪表方面:要面容清洁,衣着得体,和蔼可亲;在举方面,要稳重端庄,态度自然,从容大方;在语言方面,要声音适度,语气温和,礼貌文雅。讲究礼仪是个人修养的自然流露和体现,这同虚情假意和矫揉造作是截然不同的。

  3、细致周到。接待工作的内容往往具体而琐碎,涉及到许多方面的部门和人员,这就要求办公室工作人员人员在接待过程中要开动脑筋,综合考虑,把工作做得面面具到、细致入微、有条不紊、善始善终,也要一环扣一环,一丝不苟地做好每一件事,切忌有头无尾,缺少章法。

  办公室工作人员人员必须严格遵照有关接待方面的制度执行,不得善自提高接待标准,有问题人随时请示汇报,对职责范围以外的事项不可随意表态,不准向客人索要礼品,对方主动赠送,应婉言谢绝,无法拒绝的要及时汇报,由单位处置,同时还要根据不同地区、不同民族风俗习惯来区别接待。

  接待工作在某种意义上是一种消费活动,需要人力、物力、财力的投入。办公室工作人员人员应厉行节约,精打细算,勤俭务实,不搞形式主议、摆阔气、讲排场、尽可能少花钱多办事。

  6、保守秘密。在重要的接待工作中,往往接触到一些机要事务、重要会议、秘密资料等,所以要特别注意保密工作。在接待各色人等来送往的过程中,尤其要注意自己的言谈举止的分寸,注意内外有别,严守单位秘密。

  7、平等相待。在接待过程中,不论来宾职位的高低,□▼◁▼都要热主动的提供各种必要的服务,杜绝官贵民贱、嫌贫爱富的现象出现。

  请示是向上级单位要求对某项工作、某个问题做出指示,给予答复,审核批准的一种公文,它属于请求性的上行文,其行文目的主要是对有关事项问题等请求上级单位给予明确、◇•■★▼及时的指示和批复,以办理、解决、开展工作。

  缺点:由于各单位的人员的知识文化水平参差不齐,对请示的拟写及格式控制不规范,给审批的单位和领导造成困扰。

  2、各单位将请示报集团公司办公室,由办公室对请示的质量把关,对审批流程进行全面控制。对于存在问题较大的请示,返回原单位重新拟写,并进行技术指导。

  优点:大大提高了请示的质量,同时由于办公室在请示送审的过程中有完整的收发记录,便于随时掌握请示审批进程,对于久拖不批的单位,适时催办。防止了请示在送审过程中遗失。

  优点:在办公室领导提出拟办意见时,可以有充足而系统的思考时间,能够正确填写拟办意见,指导请示准确、及时地传达至每一个科室、领导审批。

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